[Youtubeを使う]
世の中には 無駄な会議というものが存在します。 どう考えてもいらないよなと思う会議です。特にいらないのが何かを報告するだけの会議です。配った 書面の文章を読むだけという会議があります。はっきり言って集まる意味は全くありません。その書面だけを配れば済むことです。
どうしても喋っている ニュアンスを伝えたいなら YouTube を使えばいいと思います。全員空いた時間に見ることができます。確かに見たという証拠に コメントを書いたり 高評価をつければ良いと思います。わざわざ遠くにいる現場の人間を呼び出して 報告する必要はありません。
報告するだけの会議が増えると企業が傾くと言われているぐらいです。いかに会議を減らすか ということを考えていかなければ ならないと思います。集まって直接顔を合わせることにも意味や意義はあるとは思います。それでも集まるだけで莫大なコストが発生するのでそれを上回るメリットがある場合に限られると思います。
[大人数で会議をしない]
１０人より多い大人数の会議 というのも無駄になりがちです。 喋っているのは二人だけで後の人は置いてきぼり ということも起こったりします。どうしても自分に関係ない議論も出てきてしまい、うとうとする人も出てきます。なるべく少人数で 具体的なことを話し合うべきでしょう。
大人数の 会議はしない と決めてしまってもいいと思います。多くても 10人ぐらいでしょう。5人ぐらいがベストだと思います。１０人より多いと話している人間以外は緊張感がなくなりボーッと座っているだけという現象が起こります。他の人間が無理に発言して参加しようとしても、どうしても無理矢理感がでてきます。
必要だから発言しているわけではなくて発言することで存在意義を証明したいという理由で発言することになります。必ずしもそういった発言を否定するわけではないですが、必要性からではなくて自己防衛の発言ばかりになると不毛な気がしてきます。
[そもそも会議をしない]
そもそも会議をしなければ 会議の無駄もなくなります 基本的に会議は無駄と考えるべきです。どうしてもしなければならない場合は確かにあります。そういう会議は必要悪 と考えるべきでしょう。本来はなくても済むものだし 現場レベルの 打ち合わせでなんとかなるものです。
しかし 組織の上の人間は 会議好き 飲み会好きと 相場が決まっています。会議好き飲み会好きが 出世するようにできているのかもしれません。会議は無駄だからやめましょうと会議の議題として 提案したいぐらいですが、なかなか難しいのが現実です。時間や交通費 出張費の 節約を理由に会議を 少なくすることを 訴えるしかないのかもしれません。
[まとめ]
会議の無駄を なくす方法としては 動画の活用 多勢での会議をなくす などが考えられます。しかし世の中には会議好きという人種が存在します 。会議をしたいというエネルギーは 目を見張るものがあります。会議は無駄だと話しても「なら無駄でない会議をすればいい！」と変に情熱的になり手に負えません。
人間関係を悪化させるより 会議をするかという流れに なってしまう場合もあります。やむを得ない場合もあると思いますが 会議をしない理由を 理論武装しておくと良いと 思います。必要があり話し合いたいことがあるから会議をするのではなくて会議をすることが目的になり議題を探すということになる会議は避けたいものです。
